Aprire un ufficio biciclette è molto semplice, lo si può fare internamente all'ente locale o in una società di servizi collegata (tipo agenzia della mobilità).
Serve un atto formale (delibera, orientamento di giunta, ecc.) che individua una o più persone che per conto dell'ente seguiranno tutte le iniziative per favorire l'uso della bicicletta, sia promozionali che tecniche nell'ambito territoriale di riferimento.
L'ufficio così costituito formalmente deve essere dotato di una sede, di un budget e della strumentazione necessaria per poter operare.

Per prima cosa va ricercato un logo che caratterizzi tutte le attività legate alla bicicletta che si andranno a realizzare, va quindi aperta una pagina web nel sito dell'ente dove comunicare quel che via via si sta facendo.
Dopo di che si tratta di capire dove cominciare e la scelta varia da luogo a luogo: può essere il problema dei furti di bici o la possibilità di offrire biciclette pubbliche, può essere la dotazione di cicloparcheggi o la sperimentazione di forme di bicibus per bambini e adulti.
Se nel territorio operano associazioni di ciclisti può essere opportuno creare una consulta della bicicletta per interfacciare l'Ente e i cittadini.

All'Ufficio Biciclette compete quindi la promozione dell'uso della bicicletta attraverso le seguenti azioni:

attivare campagne di sensibilizzazione mirate;

realizzare interventi di incentivazione all'uso;

mettere a disposizione servizi;

promuovere la realizzazione di interventi volti a mettere in sicurezza il ciclista;

seguire e promuovere la realizzazione di piste ciclabili;

fornire pareri in ordine alla viabilità ciclistica;

costituire un punto di riferimento per le associazioni di ciclisti e per i cittadini;

individuare ed utilizzare iniziative di sovvenzione a livello locale ed europeo a favore della bicicletta;

entrare in rete con gli altri Uffici Biciclette per scambi, idee, iniziative.

Per far parte della rete nazionale degli Uffici Biciclette è sufficiente inviare una mail con l’indicazione del responsabile operativo, i dati di contatto (e-mail, telefono, ecc.), il logo in formato jpg da inserire in homepage e l’url relativo alle pagine web locali per consentire di effettuare il link. Non è dovuto nessun atto formale o quota associativa.

E’ richiesto unicamente l’impegno a diffondere la conoscenza del gruppo di lavoro Uffici Biciclette A21Italy attraverso l’apposizione del logo e del link nelle proprie pagine web e di concorrere con notizie e comunicati stampa sulle iniziative che si vogliono far conoscere a livello nazionale.